HackTheTeacher · Gestión del centro

IA en la gestión del centro y la academia: administración, familias y datos

La inteligencia artificial aplicada al día a día de la secretaría y la administración de un centro educativo o una academia, sin poner en riesgo los datos de menores y familias. Qué tareas administrativas delega bien la IA (comunicaciones, actas, resúmenes, borradores) y cuáles no; la regla de oro sobre qué no pegar jamás en un chatbot; el RGPD del centro y el consentimiento de menores (art. 7 LOPDGDD); las plataformas edtech como encargados de tratamiento (art. 28); las brechas y la guía de la AEPD; la comunicación con familias con IA y el deber de transparencia del art. 50 del AI Act (chatbots que se identifican, imagen y voz de menores). En la modalidad bonificada para centros (cohortes FUNDAE) incluye tutoría experta y un entregable final evaluado: el «Manual de uso de IA de la secretaría» de una academia ficticia.

10 h de formación4 unidadesNivel intermedioDiploma al superar la evaluaciónBonificable en grupo con tutor

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Dos formas de hacer el mismo trabajo

El software de gestión de tu centro funciona con reglas escritas: si el recibo está impagado 30 días, genera el aviso. La regla la escribió alguien, se puede leer y se puede cambiar. Siempre hace lo mismo con los mismos datos.

La IA generativa funciona al revés. Nadie escribió la regla de "cómo se redacta una circular de inicio de curso": el modelo vio millones de textos y dedujo por su cuenta qué patrones tienen los textos administrativos, las cartas formales, los avisos a familias. Cuando le pides una circular, no busca la correcta — genera una nueva que suena como las que aprendió.

La analogía de oficina: es como ese compañero que lleva veinte años redactando cartas y te hace un borrador de memoria, sin mirar el expediente. El borrador tendrá buena pinta y el tono correcto. Pero las fechas, los importes y los nombres los ha puesto "de oído" — y eso, en una secretaría, se comprueba siempre contra la fuente.

Por qué esto te importa en secretaría

De esta mecánica salen tres consecuencias prácticas que verás durante todo el curso:

El texto plausible no es texto verificado. El modelo puede afirmar un plazo de matrícula que suena perfecto y es falso.
No es determinista. La misma petición, dos veces, puede dar dos respuestas distintas. No es un formulario: es un generador.
No conoce tu centro. No sabe qué dice vuestro reglamento de régimen interno ni el calendario de tu comunidad autónoma, salvo que tú se lo des — y lo que tú le das, sale del centro (eso lo veremos en la lección 3).

Formación bonificada, con tutor y evaluación

Objetivos de aprendizaje

✓Traducir qué es y qué no es la IA generativa que se usa en una secretaría, reconociendo sus tres fallos típicos (alucinación, sesgo y no determinismo) sobre casos administrativos reales.
✓Delegar en la IA las tareas administrativas adecuadas (comunicaciones, actas, resúmenes, borradores de documentos) manteniendo la revisión y la decisión humana sobre el resultado.
✓Aplicar la regla de oro sobre qué información no introducir jamás en un chatbot (datos de menores, de familias, nóminas, expedientes) y trabajar con supuestos equivalentes cuando haga falta.
✓Identificar el shadow AI en el centro y proponer una política de uso de IA sencilla para el personal de administración.
✓Determinar la base jurídica del tratamiento de datos en el centro y aplicar el consentimiento de menores según el art. 7 de la LOPDGDD (umbral de los 14 años).
✓Gestionar las plataformas edtech y de IA como encargados de tratamiento (contrato del art. 28) y reaccionar ante una brecha de seguridad conforme a la guía de la AEPD.
✓Redactar comunicaciones a las familias con ayuda de la IA cumpliendo el deber de transparencia del art. 50 del AI Act (chatbots que se identifican) y protegiendo la imagen y la voz de los menores.
✓Elaborar el «Manual de uso de IA de la secretaría» de una academia ficticia, utilizable después como plantilla de trabajo adaptable.

Metodología

Teleformación asíncrona basada en micro-lecciones de unos 8 minutos (el Módulo 0 de alfabetización usa lecciones de 4-5 minutos) con ratio 30/70 entre teoría y práctica: cada lección combina una explicación con analogías cotidianas de oficina, preguntas de recuperación activa y mini-quizzes. Cada sección temática se cierra con un cuestionario de evaluación y con un apartado práctico guiado de unos 35 minutos que construye, parte a parte, el entregable final del curso (el «Manual de uso de IA de la secretaría» de una academia ficticia), de modo que al terminar la última sección el documento está completo y listo para ensamblar y entregar. Todo el trabajo práctico se realiza sobre la academia ficticia Academia Altair o sobre normativa pública — nunca sobre datos reales de menores, familias, personal ni del centro del participante. El tutor acompaña por mensajería interna durante todo el itinerario.

Evaluación

Controles de aprendizaje: 4 cuestionarios de sección (Módulo 0, secciones 1, 2 y 3; mínimo 70/100; cada uno se abre al completar las lecciones de su sección), 1 entregable evaluado por el tutor (mínimo 60/100) y 1 examen final de 20 preguntas (mínimo 75/100), disponible al superar todos los cuestionarios de sección. Para finalizar la acción formativa el participante debe realizar al menos el 75% de los 6 controles de aprendizaje (Orden TAS/2307/2007, art. 19.2); recibe diploma si los supera todos y, si no, certificado de asistencia. El tiempo de conexión se registra íntegramente como evidencia de la acción formativa (10 horas declaradas), sin operar como requisito automático de finalización.

Tutoría

Tutoría individual por mensajería interna de la plataforma, con tutor experto en protección de datos e IA aplicada a la gestión de centros educativos, y compromiso de respuesta inferior a 48 horas laborables. El tutor evalúa el entregable final con retroalimentación personalizada, publica anuncios de cohorte con el ritmo semanal sugerido y realiza seguimiento activo de los participantes rezagados. Ratio máximo: 80 participantes por tutor.

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